Postoji veliki broj mogućnosti za povraćaj ulaganja u sferi automatizacije plaćanja i to je relativno lako proceniti za bilo koju organizaciju analizom plaćanja. Nažalost, mnogi stručnjaci ne iskorištavaju dostupne mogućnosti – ili na drugi način ne mogu da ih prepoznaju zbog neprestano promenjivog okruženja plaćanja. Kompanije za automatizaciju plaćanja imaju za cilј da identifikuju opcije za svaku firmu na osnovu njihovih jedinstvenih potreba i kriterijuma.
Na primer, neke kompanije pretražuje mogućnosti povraćaja ulaganja pregledavajući podatke o dobavlјačima i plaćanjima iz prethodne godine. Fokusiramo se na područja koja će proizvesti najpozitivniji efekat: smanjenje transakcionih troškova i povećati popuste, na primer. Sve u svemu, postoji nekoliko oblasti u kojima organizacije vide pozitivan povraćaj ulaganja od automatizacije plaćanja. Ispod je sedam načina na koje automatizacija plaćanja podržava uštedu vremena i novca i kako kompanije za automatizaciju plaćanja mogu da pomognu u postizanju ovih cilјeva.
1. Smanjene isplate čekova
Čekovi su najskuplјi i dugotrajan način plaćanja dobavlјačima. Iako prelazak dobavlјača na elektronsko plaćanje može da bude dugotrajan projekat, zadržavanje postojećeg stanja postaje vremenski još skuplјe i parama, dugoročno gledano.
Iako se troškovi čekova razlikuju u zavisnosti od kompanije, opšti troškovi štampanja i slanja čekova kreću se između $3 i $8 po čeku. To uklјučuje kupovinu čekova, koverti, poštarine i vremena osoblјa. Utvrdili smo da većina organizacija može da smanji broj čekova koje pišu za oko 70%.
Na primer, ako mesečno pišete hilјadu čekova po ceni od $3.000, prebacivanjem 70% dobavlјača na opcije elektronskog plaćanja smanjiće se broj čekova na otprilike 300, koštajući $900. U ovom scenariju uštedećete $2.100 mesečno i $25.200 godišnje.
2. Povećani rabati
Pronađite šanse da zaradite rabate bilo da se radi o plaćanju dobavlјačima u određenom vremenskom roku ili ispunjavanju drugih zahteva koji olakšavaju opterećenje potraživanja. Za kompanije koje održavaju veliku bazu dobavlјača, može da bude teško da iskoriste povolјne izglede.
Otkrili smo da otprilike 15-20$ prodavaca prihvata kreditne kartice, što je odlično mesto za početak traženja potencijala za popust. Zapanjujuće je efikasno pitati prodavce da li mogu da prihvate kartice. Ako čak 150 dobavlјača od svakih 1000 pređe na virtuelne kartice, posebno ako su najplaćeniji dobavlјači, imaćete priliku da generišete rabate na stotine hilјada dolara svakog meseca.
3. Omogućavanje dobavlјačima elektronska plaćanja
Priprema dobavlјača za elektronsko plaćanje zahteva nekoliko koraka, uklјučujući kontaktiranje svakog dobavlјača sa pitanjem koje oblike plaćanja će prihvatiti, prikuplјanje i proveru dostavlјenih informacija. Na osnovu našeg iskustva koje omogućava skoro milion dobavlјača u našoj mreži, procenjujemo da ovaj proces traje otprilike 30 minuta po dobavlјaču. Za prebacivanje 350 dobavlјača na elektronsko plaćanje bilo bi potrebno oko 700 sati rada na omogućavanju.
Ako platite vašem platnom timu $25 na sat (konzervativna procena), vreme provedeno na upisu 350 dobavlјača koštaće vašu kompaniju $17.500. Iskorišćavanje programa za omogućavanje automatizacije plaćanja često značajno smanjuje ove troškove, kao i vreme provedeno u procesu.
4. Sprečene ili otklonjene ACH greške
ACH datoteke su vrlo krute i sa njima je teško raditi. Ako napravite jednu grešku, postoji rizik od odbijanja cele datoteke plaćanja. Na detalјnijem nivou, za preuzimanje krivo primenjenih ACH plaćanja potrebno je mnogo vremena. Procenjujemo da greške utiču na jedan procenat ACH plaćanja, sa prosečnim vremenom rešavanja od 45 minuta po uplati.
5. Zaustavlјena plaćanja, refundiranje i ponovno izdavanje
Preuzimanje uplata može da košta više od puke naknade banke za zaustavlјanje plaćanja. Uklјučeno je i vreme potrebno za saopštavanje greške primaocu uplate, utvrđivanje pravog iznosa i ponovno izdavanje uplate. Ili možda da zatraži povraćaj novca u slučaju da je prvobitna uplata prošla pre nego što je mogla da se zaustavi. Otkrili smo da otprilike 0,05 uplata zahteva ovu vrstu intervencije, a svaka pojava može da potraje oko 45 minuta da bi se rešila.
6. Praćenje i dosezanje dobavlјača
Svake godine oko 25% dobavlјača imaće neku vrstu promene koja zahteva ažuriranje evidencije AP-a. Ovo može da uklјučuje adresu, naziv preduzeća ili promenu bankovnog računa, pa čak i promene kontakata za nove zaposlene.
Prosečno vreme za rad na tim promenama je oko 15 minuta. Ako imate 2.000 dobavlјača, oko 500 ćete trebati da ih ažuriratw svake godine. To košta oko 125 sati godišnje, odnosno $3.105 na $25 na sat.
7. Sprečene ili rešene pogrešne isplate
Greške u plaćanju se dešavaju – to je neizbežan – i poznat – aspekt svakog procesa plaćanja. Ali automatizacija može da pomogne u sprečavanju većine grešaka koje su nastale slučajno.
Na osnovu naših internih pokazatelјa, procenjujemo da prosečna osoba sa AP troši 45 minuta po grešci. Računamo na osnovu stope grešaka od oko 1%, što je prosek naše organizacije – ovaj broj može da bude konzervativna procena za neka preduzeća. Koristeći ovaj broj, ako kompanija izvrši 1000 plaćanja mesečno, deset će zahtevati rešavanje grešaka. To je jednako oko sedam i po sati mesečno, ili 90 sati godišnje, po ukupnim troškovima od $2.250.
Na suprotnom kraju spektra, prevara takođe predstavlјa pretnju. Malo je teže proceniti povraćaj ulaganja i sprečavanje prevara jer gubici variraju zavisno od nivoa kršenja. Uprkos tome, nije izvan domena mogućnosti da se očekuje da će prevara iznositi od stotine do milione dolara.
Da i…
Sedam stavki na listi su neki od najčešćih problema koji mogu da se izračunaju koje kompanije vide kod dolaznih kupaca. Imajući u vidu, postoje i druga pitanja koja je teže izračunati, zbog čega nisu ušli na našu listu. To uklјučuje probleme poput naknada za kašnjenje i izgublјene popuste zbog sporog vremena obrta plaćanja.
To ne znači da ta ili druga pitanja nisu važna. Ali troškovi vremena i novca – kao i vrednost u rešavanju tih problema – jednostavno su subjektivniji.
Većina organizacija je svesna da su provere skupe, ali oni možda neće da uzmu vremena da analiziraju koliko ih koštaju njihovi stariji procesi. Ovo je verovatno najveća prepreka automatizaciji plaćanja – pojam „ako nije pokvareno, nemojte to da popravljate“. Kad nikad sve ne zbrojite, onda ne vidite koliko je zapravo pokvareno.
Zauzimanjem jednostavnog, konzervativnog, holističkog pogleda na velike uštede troškova i operativne efikasnosti koje možete da postignete, postaje mnogo jasnije šta je povraćaj ulaganja i, što je još važnije, sva područja u kojima vaša organizacija može da napreduje automatizacijom.