Uvod e-pošte postavlјa ton za vašu poruku, evo kako da to učinite kako treba.
Kako znate da li da uklјučite prijatelјski komentar na početku poslovne e-pošte? Znate, onaj koji se nada da će čitalac imati lep dan ili im čestita na fudbalskoj pobedi njihovog domaćeg tima. Uvod e-pošte postavlјa ton za vašu poruku, tako da želite da bude kako treba.
Pisanje na poslu zahteva od nas da sagledamo situacije kada je pozdrav neophodan. Sada kada se toliko posla obavlјa na dalјinu, stvaranje odnosa u pisanoj formi je važnije nego ikada. Vaš pozdrav je vaš digitalni osmeh, a vaš uvodni komentar je vaše virtuelno rukovanje. Ovi lјubazni gestovi su neophodni određenim lјudima – izostavite ih na vašu opasnost. „Nadam se da ćete imati lep dan“ nikada vam neće doneti Pulicera, ali humanizuje vašu interakciju sa mnogim čitaocima. Prilagođavanje naših komunikacija stvara moćne veze.
Kada je prikladno uklјučiti uvodni komentar
Ako je vaša e-pošta prva u razmeni, dodavanje beleške može da bude pravi potez. Na primer, u početnom e-mail-u klijentu ili nekome koga ne poznajete, verovatno biste uklјučili prijatan pozdrav o sezoni ili nekoj sličnoj temi.
Međutim, bilo bi čudno ako biste napisali: „Zdravo Harolde, nadam se da imaš dobar dan. Hoće li taj izveštaj da bude gotov do 17:00?“ i dobili odgovor: „Zdravo Fred, nadam se da imaš sjajan dan. Pripremiću ga do 13:00“. Bilo bi dovolјno da napišete: „Zdravo, izveštaj će biti spreman u 13:00.“
Kada pišete klijentima ili lјudima višeg ranga, dodatna formalnost pozdrava može da bude prikladan znak poštovanja.
Ako ste ranije komunicirali sa ovom osobom i ona uvek uklјuči komentar sa srećnim licem, uskladite njihov stil tako što ćete dati lјubaznu izjavu.
Kada da izostavite pozdrav
Ako je poruka veoma hitna, pređite direktno na stvar. Ako montažna traka treba da stane, recite to u prvom redu bez komentara na vremenske prilike.
Ako ste usred razmene e-pošte, tretirajte to kao razgovor.
Ako pišete nekome ko nikada ne daje prijatelјski komentar, uskladite njegov stil.
Kada razmišlјate o dodavanju pozdrava, imajte na umu ličnost vašeg čitaoca. Svi želimo da se prema nama postupa lјubazno, ali neki od nas brinu o društvenim primedbama više od drugih. Mnogi lјudi uživaju u društvenoj lepoti da razbiju led u poslovnoj e-pošti. Ovu grupu nazivamo lјudima koji imaju lep dan. Takvi lјudi će se buniti zbog nedostatka prijatelјskog komentara i možda će biti manje otvoreni za vašu poruku ako ga ne uklјučite.
Međutim, druga grupa čitalaca nije zainteresovana za to da li im želite lep dan. Nije ih ni briga da li im je dan lep. Oni samo žele da iznesete vašu poentu i da vaš zahtev ili obećanje postavite na vrh e-pošte kako bi mogli da se vrate na stotinu drugih zadataka koji zahtevaju njihovu pažnju. Za ove lјude, digitalni pozdrav je prepreka koju preskaču u želјi da pronađu poentu e-pošte. Ovu grupu, koja često uklјučuje izvršne direktore i preduzetnike, nazivamo lјudima koji prelaze na stvar.
Roland Crane, bivši izvršni direktor i sadašnji vođa CEO Peer-Advisory Groups, primećuje: „Mnogi izvršni direktori samo žele da pređete na stvar. Počnite sa akcijom koja vam je potrebna od njih“. Neki izvršni direktori su po prirodi lјudi koji imaju dobar dan, ali njihov posao ih tera da uđu u kalup pojedinca koji je u stanju da dođe do tačke.
Ako pišete najvišem rukovodiocu u vašoj kompaniji, verovatno znate kakva je to osoba. Ako vas uvek pozdravlјaju, odgovorite lјubazno. Ako uvek pređu pravo na stvar, prekinite lјubazne primedbe.
Nećete uvek znati da li je vaš čitalac osoba koja želi da provede lep dan ili osoba koja želi da pređe na stvar. Takođe, lјudi se menjaju. Neko ko ceni pozdrav jednog dana mogao bi da bude pod pritiskom drugog dana i želeo bi da pređete na stvar.
Neka vaša prethodna komunikacija sa osobom bude vaš vodič, i zapamtite da je lјubaznost kralј kada ste u nedoumici. Najgore što može da se desi je da će zauzeti čitalac proleteti pored vašeg pozdrava u potrazi za vašom klјučnom tačkom.
