Budimo iskreni – koliko puta ste sedeli na sastanku, gledali u sat (ili krišom u telefon) i pomislili: „Ovo je mogao da bude jedan e-mail“?
Niste jedini. U savremenom poslovnom svetu, neproduktivni sastanci su postali tihe ubice motivacije i profita. Umesto da budu mesto gde se rađaju ideje i donose odluke, oni se često pretvore u iscrpljujuće monologe bez jasnog cilja. Ali, ne mora da bude tako. Sastanci su moćan alat, pod uslovom da znate kako da njima upravljate.
Inspirisani najboljim praksama iz sveta projektnog menadžmenta, donosimo vam četiri zlatna pravila koja će transformisati vašu kulturu sastančenja iz „gubljenja vremena“ u „maksimalnu efikasnost“.
1. Nema agende, nema sastanka
Ovo zvuči radikalno, ali je temelj produktivnosti. Sazivanje sastanka bez jasno definisanog dnevnog reda je kao kretanje na putovanje bez mape – sigurno ćete negde stići, ali verovatno ne tamo gde ste želeli, i to uz mnogo potrošenog goriva.
Pre nego što pošaljete pozivnicu u kalendaru, postavite sebi tri pitanja:
-
Koja je svrha ovog okupljanja? (Informisanje, odlučivanje ili „brainstorming“?)
-
Koji je željeni ishod? (Šta tačno treba da imamo u rukama kada se sastanak završi?)
-
Da li su materijali spremni?
Pro savet: Pošaljite agendu i prateće materijale bar 24 sata ranije. Očekujte od učesnika da ih pročitaju pre sastanka. Vreme sastanka treba koristiti za diskusiju i odluke, a ne za čitanje izveštaja naglas.
2. Pozovite samo one koji su neophodni
Postoji taj strah u korporacijama da će se neko uvrediti ako nije pozvan na sastanak. Zaboravite na to. U svetu efikasnog menadžmenta, pozivanje nepotrebnih ljudi je krađa njihovog vremena.
Primenite pravilo koje često koriste lideri u Silicon Valley-u: ako osoba nema direktnu ulogu u donošenju odluke ili ne poseduje ključnu informaciju potrebnu za diskusiju, ne treba da bude tu.
Previše ljudi u prostoriji (ili na Zoom pozivu) dovodi do difuzije odgovornosti. Kada je previše „kuvara“, čorba obično bude bljutava. Idealno je držati broj učesnika na minimumu potrebnom za funkcionisanje. Jeff Bezos je ovo popularizovao kao „pravilo dve pice“ – ako dve pice nisu dovoljne da nahrane sve učesnike sastanka, previše vas je.
3. Budite nemilosrdni prema vremenu
Poštovanje tuđeg vremena je vrhunac profesionalizma. Ovo pravilo ima dva dela:
-
Počnite na vreme: Čekanje onih koji kasne kažnjava one koji su došli na vreme. Ako sastanak počinje u 10:00, počnite tačno u 10:00.
-
Držite se satnice: Imajte osobu koja je „čuvar vremena“ (timekeeper). Ako je za neku tačku dnevnog reda predviđeno 10 minuta, prekinite diskusiju kada vreme istekne ili se dogovorite da je nastavite u drugom formatu.
Takođe, ne bojte se da završite ranije. Ako ste sve dogovorili za 20 minuta, a zakazali ste sat vremena – prekinite sastanak. Parkinsonov zakon kaže da se „posao širi tako da popuni vreme raspoloživo za njegov završetak“. Ne dozvolite da se sastanak rasteže samo zato što tako piše u kalendaru.
4. Zaključci i „šta dalje“ koraci
Najgori sastanak je onaj koji se završi rečenicom: „Dobro, videćemo se sledeće nedelje da nastavimo.“
Svaki efikasan sastanak mora da se završi jasnim akcionim planom. U menadžmentu se ovo često naziva W.W.W. (Who, What, When) – Ko, Šta, Kada.
-
Ko je odgovoran?
-
Šta tačno treba da uradi?
-
Kada je rok za završetak?
Zapisnik ne mora da bude roman. Dovoljno je da sadrži donete odluke i dodeljene zadatke. Pošaljite taj kratki rezime svim učesnicima neposredno nakon sastanka. To eliminiše ono čuveno „ja sam mislio da će to Petar da uradi“ opravdanje.
Dodatni savet za digitalno doba
U eri rada od kuće, ova pravila su još važnija. „Zoom umor“ je stvaran. Zato, ako vodite online sastanke, insistirajte na uključenim kamerama kako bi se održao fokus, ali pravite češće pauze i pokušajte da skratite standardne sastanke sa 60 na 45 minuta.
Primenom ovih jednostavnih, ali zlatnih pravila, primetićete kako energija vašeg tima raste, a frustracija opada. Sastanci nisu neprijatelj – loše vođeni sastanci jesu.
