Kada se osvrnete na prošlu godinu, verovatno ste u stanju da priznate koliko su stvari bile teške za vas, vašu porodicu i vaš radni tim – ali da li takođe vidite oblasti u kojima ste rasli? Šta se najviše ističe?
Za mnoge od nas, način na koji komuniciramo se promenio jer smo prestali da viđamo naše kolege lično. Meke veštine komunikacije su neke od najvažnijih veština koje možete da imate, kako u ličnom životu tako i na poslu. Ovaj blog istražuje neke od najbolјih metoda za pobolјšanje mekih veština komunikacije.
Šta su dobre komunikacijske veštine?
Komunikacijske veštine utiču na to kako dajete i primate informacije, tako da one prevazilaze samo način na koji razgovarate sa drugima. U stvari, one su bile među najtraženijim veštinama u oglasima za posao u 2020.
Specifične veštine pod komunikacijskim kišobranom su beskrajne, a način na koji ih koristimo varira u zavisnosti od situacije u kojoj se nalazimo. U smislu razvoja dobrih komunikacijskih veština na radnom mestu, postoje mnoge na koje pojedinci treba da se fokusiraju kao prioritet. Neke od najbolјih mekih veština komunikacije uklјučuju:
- Aktivno slušanje
- Empatiju
- Koristešćenje odgovarajuće načine komunikacije (verbalna, pismena, neverbalna, itd.)
- Samopouzdanje
- Isporuka informacija (ton, lјubaznost, jačina, itd.)
- Davanje i primanje povratnih informacija
- Jasnoća i kratkoća
- Odzivnost
Svako može da kaže da ima dobre komunikacijske veštine u rezimeu, ali zaista efikasna komunikacija može da se pokaže samo u praksi. Pojedinci koji se prema drugima odnose s poštovanjem, lјubaznošću i empatijom su oni koji imaju pouzdano jake komunikacione talente.
Kada se trudimo da razumemo one sa kojima komuniciramo, prirodno smo skloni da bolјe slušamo, koristimo načine komunikacije za koje mislimo da će biti najefikasniji i odgovaramo na odgovarajući i blagovremeni način.
Zašto su meke veštine komunikacije važne
Komunikacijske veštine su apsolutno klјučne za radno mesto, posebno sada kada je pandemija primorala većinu nas da preispitamo način na koji radimo sa drugima i delimo informacije u našim svakodnevnim procesima. Neverbalna komunikacija je postala klјučna jer se mnogo toga što radimo preselilo online. Čak i kada komuniciramo sa lјudima lično, nošenje maske može da utiče na to kako su naše reči primljene.
Oni koji su se najviše prilagodili ovoj ogromnoj promeni istakli su se kao odlični komunikatori. Držanje, gestovi tela, pa čak i nečiji stav mogu da utiču na način na koji druge osobe oko njih upijaju njihove reči. Online, mi smo prilagodili način na koji koristimo naše reči da prenesemo ton i dublјe značenje.
Na radnom mestu posebno je dragocena komunikacija u kontekstu rada sa timovima. Kada su timovi u stanju da jasno komuniciraju preko različitih kanala i između mnogo različitih pojedinaca, oni vide pobolјšanja kada je u pitanju postavlјanje jasnih i razumnih cilјeva, kreativnost je pobolјšana i napori u rešavanju problema idu lakše. Pored toga, poslovni odnosi su zdravi, konflikti se izbegavaju, a kultura kompanije počinje da se gradi na temelјima poverenja i komfora.
Evo nekih od načina na koje se kompanija koja je poznata po odličnoj komunikaciji ističe:
- Zaposleni su u mogućnosti da rade na zadacima koji dopunjuju njihove talente jer su očekivanja u vezi sa učinkom na poslu jasno postavlјena, a zaposleni znaju koje zadatke da delegiraju jer razumeju njihove snage kao i snage njihovih kolega.
- Odlične veštine rešavanja problema i komunikacija tokom izazovnih vremena pomažu organizaciji da ostane agilna i prilagodlјiva.
- Kada se radnici osećaju prijatno sa njihovim saigračima i pojedincima u drugim odelјenjima, osećaju se više cenjeni, usklađeni sa cilјevima i misijama kompanije i imaju tendenciju da duže ostanu na njihovim poslovima, smanjujući troškove fluktuacije.
- Kada je konflikt retko problem jer su zaposleni u stanju da brzo razdvoje i reše međulјudske probleme, počinje da se razvija zdrava kultura. Ovo pomaže kompaniji da stvori dobru reputaciju, privuče vrhunske talente i pobolјša ukupnu konkurentnost kompanije na njenom tržištu.
3 saveta za menadžere za pobolјšanje komunikacije
Većina organizacija nije dobra u komunikaciji od samog početka. Zaista je na liderima da pokažu efikasne komunikacione meke veštine na radnom mestu, modelišući ono što misle da njihovi zaposleni treba da odražavaju u njihovim radnim timovima. Ako vašoj organizaciji nedostaje odelјenje za komunikaciju, niste sami. Dobra vest je da postoje načini na koje menadžeri mogu da rade na razvoju ovih veština kod njihovih zaposlenih. Štaviše, kada menadžeri rade na pobolјšanju njihove sopstvene komunikacije sa njihovim timovima, kolege i rukovodstvo to shvataju. Snažno modelirana komunikacija pomaže da se pobolјša ukupna komunikacija za organizacije u celini.
Slede tri saveta za pobolјšanje komunikacije na ličnom i organizacionom nivou.
-
Pobolјšajte vašu neverbalnu komunikaciju
Biti odličan u neverbalnoj komunikaciji često se bar donekle oslanja na snažnu međulјudsku intuiciju, a to nije nešto u čemu su svi dobri – to je normalno! Postoje načini na koje lideri mogu da pomognu njihovim timovima da prepoznaju i razumeju neverbalnu komunikaciju, što uklјučuje obuku i podučavanje o pozitivnom uticaju kroz držanje, gestove, kontakt očima itd.
Investirajte u usavršavanje vaših zaposlenih kroz redovne prilike za obuku i razvoj koje im omogućavaju da vežbaju i razvijaju neverbalne meke veštine. Ovo može da uklјučuje ostavlјanje otvorenih vrata za zaposlene koji su zainteresovani za mogućnosti obuke lidera, na primer.
Takođe možete da pobolјšate vaše neverbalne komunikacijske veštine:
- Naučite da primetite i replikujete neverbalne signale koje pokazuju vaši vršnjaci i nadređeni.
- Pazite kada se nečije reči ne poklapaju sa govorom tela da biste shvatili skrivene implikacije.
- Obratite pažnju na vaš i ton glasa drugih, posebno tokom izazovnih razgovora. Šta ton kaže što vaše reči ne mogu?
- Zauzmite holistički pristup kako da tumačite signale/gestove. Na primer, počnite da posmatrate kako koristite gestove – koje gestove koristite kada ste lјuti, nervozni ili uzbuđeni? I kako oni donose poene?
-
Uklјučite vaš tim u iskrene i otvorene razgovore
Mnogo puta zaposleni nisu baš sigurni šta mogu da kažu pred rukovodstvom. Ovo može da uguši puteve komunikacije koji bi inače pomogli vašem timu da se razvija i pozitivno funkcioniše u vašoj organizaciji. Budite spremni da podelite vaše misli i osećanja sa članovima vašeg tima gde je to prikladno. Ne koristite vaš tim kao emocionalnu štaku, već umesto toga budite transparentni i modelirajte kako treba da izgleda zdravo izražavanje misli i emocija. Ovo pomaže da se podstakne poverenje i razbiju barijere koje mogu da uguše kreativnost i zdrave povratne informacije.
Ohrabrite vaše zaposlene da sa vama podele detalјe o njihovom ličnom životu, ako im je prijatno da to rade. Pitajte ih o njihovim interesovanjima, kako na poslu, tako i van posla, kako biste mogli više da razumete šta ih pokreće. Ovo će vam pomoći da ih povežete sa prilikama u kojima mogu da iskoriste njihove najbolјe veštine, od koristi i vašoj organizaciji i vašim zaposlenima na ličnom nivou. Jačanje osećaja poverenja i uvažavanja pomaže vašim zaposlenima da se osećaju sigurnije da preuzmu izazovne razgovore jedni sa drugima, a otvorena komunikacija će se širiti kroz i između timova na vašem radnom mestu.
-
Vežbajte aktivno slušanje
Zapamtite, aktivno slušanje je klјučna komponenta da budete odličan komunikator. Trebalo bi da budete u mogućnosti da ovo dobro modelujete pre nego što počnete da zahtevate da vaši zaposleni počnu bolјe da slušaju. Empatično i aktivno slušanje zahteva posao i može da bude iscrplјujuće.
Evo nekoliko načina da pobolјšate vaše veštine aktivnog slušanja:
- Dajte verbalno ili neverbalno klimanje glavom i izgovorite zvukove poput „mm hmm“ da biste pokazali da slušate.
- Parafrazirajte ono što druga osoba kaže, koristeći vaše reči da biste tražili jasnoću.
- Postavlјajte probna i pojašnjavajuća pitanja da biste bili sigurni da razumete šta oni pokušavaju da prenesu.
- Pomozite drugoj osobi da se jasno izrazi ako zapne koristeći empatiju da se stavite na njihovo mesto.
- Razmislite o odgovarajućem trenutku da odgovorite ili da nastavite da pustite drugu osobu da govori.
- Koristite kontakt očima i izraze lica da pokažete drugoj osobi da ste angažovani i da vam je stalo do onoga što ima da kaže.
- Potvrdite klјučne emocije ili koncepte koji se pojavlјuju u razgovoru.
Aktivno slušanje je verovatno jedna od najtežih komunikacijskih veština za savladavanje, jer mnogi od nas teško održavaju raspon pažnje da pažlјivo slušaju svaki razgovor koji vodimo, posebno kada rade na poslu koji zahteva neprekidnu komunikaciju tokom celog dana. Iz tog razloga, važno je da modelirate vašim zaposlenima prednosti uzimanja pauza i blokiranja mirnog vremena tokom radnog dana. Zaposleni bi trebalo da se osećaju ovlašćenim da preduzmu korake koji su im potrebni kako bi ostali odlični komunikatori.
Vreme je da se unapredite
Kada je u pitanju razvoj i unapređenje komunikacijskih veština unutar vaše organizacije, najbolјe je da počnete na nivou rukovodstva i posmatrate kako se efekti spuštaju na nivo operacija. I bez obzira u kojoj industriji ili polјu radite, nastavak izgradnje ovih kritičnih komunikacijskih veština pomoći će vam da se istaknete u kancelariji, kao i da podignete vašu organizaciju na sledeći nivo.